Wann gilt eine Messeparty als große Veranstaltung?
Es gibt keine allgemeingültige Gästezahl, ab der ein Event automatisch als Großveranstaltung gilt. Für die praktische Planung wird eine Veranstaltung jedoch deutlich komplexer, sobald mehrere Bereiche gleichzeitig gesteuert werden müssen.
Das betrifft insbesondere:
- Anmeldung und Einlass
- Garderobe
- Getränkeausgabe
- Speisenversorgung
- Sitz- und Stehplätze
- Technik
- Sicherheitswege
- Toilettenkapazitäten
- Transfer
- Personalplanung
- Schlusszeiten
Bereits eine Veranstaltung mit 80 oder 100 Personen kann organisatorisch anspruchsvoll sein, wenn alle Gäste gleichzeitig eintreffen. Ein Event mit 200 Personen kann dagegen ruhig ablaufen, wenn Ankunft, Räume und Gastronomie sinnvoll verteilt sind.
Die Gästezahl allein reicht daher nicht zur Beurteilung aus. Entscheidend sind Raumkonzept und Veranstaltungsformat.
So plant man eine Messeparty in Nürnberg Schritt für Schritt
Eine strukturierte Vorbereitung reduziert das Risiko kurzfristiger Änderungen.
1. Ziel der Veranstaltung definieren
Vor der Location-Suche sollte geklärt werden, was der Abend erreichen soll.
Mögliche Ziele:
- bestehende Kunden halten
- neue Leads weiterentwickeln
- einen Produktlaunch begleiten
- das internationale Team zusammenbringen
- Medienkontakte pflegen
- einen Messetag feiern
- Händler oder Partner informieren
Ein Event mit Schwerpunkt Networking benötigt andere Räume als eine Produktpräsentation oder ein gesetztes Dinner.
2. Gästekreis realistisch einschätzen
Einladungen führen nicht automatisch zu verbindlichen Zusagen. Unternehmen sollten zwischen eingeladenen, angemeldeten und tatsächlich erwarteten Gästen unterscheiden.
Wichtig sind:
- erwartete Teilnahmequote
- Begleitpersonen
- internationale Gäste
- spontane Zusagen
- Mitarbeitende des Veranstalters
- Dienstleister und Künstler
- Pressevertreter
- Gäste mit besonderen Zugangsrechten
Die Location benötigt eine realistische Arbeitszahl, keine möglichst optimistische Wunschzahl.
3. Termin und Zeitfenster festlegen
Eine Messeparty sollte nicht zu früh beginnen. Aussteller benötigen nach Messeschluss Zeit für letzte Gespräche, Aufräumarbeiten und die Fahrt zur Location.
Gleichzeitig darf die Pause nicht zu lang werden. Ein zweistündiger Leerraum erhöht das Risiko, dass Gäste eigene Pläne machen oder nicht mehr erscheinen.
Ein typischer Ablauf kann so aussehen:
- Einlass und Empfang
- erste Getränke
- kurze Begrüßung
- Öffnung der Food-Stationen
- freie Networking-Phase
- optionaler Programmpunkt
- Dessert und später Ausklang
- organisierte Rückfahrt oder individueller Heimweg
4. Location nach Gästefluss auswählen
Die maximale Kapazität sagt wenig darüber aus, wie sich Gäste tatsächlich verteilen.
Zu prüfen sind:
- Wie breit ist der Eingangsbereich?
- Entstehen Warteschlangen an der Garderobe?
- Gibt es mehrere Getränkestationen?
- Können Gäste zwischen Bereichen wechseln?
- Sind ausreichend Sitzplätze vorhanden?
- Sind Food-Stationen gut erreichbar?
- Gibt es ruhigere Gesprächszonen?
- Können Raucherbereiche genutzt werden?
- Wie verlaufen Service- und Fluchtwege?
Eine Location darf nicht bis zur rechnerischen Höchstgrenze gefüllt werden, wenn dadurch Kommunikation und Service leiden.
5. Kulinarisches Konzept abstimmen
Für große Messeveranstaltungen sind Speisen gefragt, die sich gut vorbereiten, ausgeben und essen lassen.
Mögliche Konzepte sind:
- Flying Dinner
- Walking Dinner
- Food-Stationen
- Live Cooking
- kleines Buffet
- gesetztes Menü
- Snack- und Dessertstationen
Je beweglicher das Format, desto wichtiger sind praktische Portionen. Die Speisen müssen sich mit wenig Besteck essen lassen und dürfen nicht an einer einzigen Station ausgegeben werden.
6. Getränkeversorgung planen
Der erste Eindruck entsteht häufig an der Bar. Lange Wartezeiten direkt nach dem Einlass wirken unorganisiert.
Sinnvoll sind:
- vorbereitete Empfangsgetränke
- mehrere Ausgabepunkte
- Wasser gut sichtbar im Raum
- alkoholfreie Alternativen
- klare Regelung für Cocktails und Spirituosen
- ausreichend Personal zu Beginn
- definierter Umgang mit Sonderbestellungen
Eine Getränkepauschale schafft Kalkulationssicherheit. Sie muss jedoch transparent beschreiben, welche Getränke enthalten sind und wie lange sie gilt.
7. Technik auf das Notwendige begrenzen
Nicht jede Messeparty benötigt Bühne, Leinwand und Lichtshow. Technik sollte den Ablauf unterstützen und nicht dominieren.
Typische Anforderungen:
- Mikrofon für Begrüßungen
- Hintergrundmusik
- DJ-Technik
- Präsentationsfläche
- Markenlogo oder Projektion
- angepasste Lichtstimmung
- Stromanschlüsse
- WLAN
Alle Inhalte müssen vorab getestet werden. Ein spontan angeschlossener Firmenlaptop ist keine verlässliche technische Planung.
8. An- und Abreise organisieren
Die NürnbergMesse ist mit der U1 direkt an Hauptbahnhof und Innenstadt angebunden. Für eine Location in Bahnhofsnähe kann der öffentliche Verkehr daher eine praktikable Lösung sein.
Trotzdem sind folgende Fragen zu klären:
- Erfolgt die Anreise gemeinsam?
- Wird ein Shuttle benötigt?
- Erhalten Gäste eine Wegbeschreibung?
- Welche Hotels liegen in der Umgebung?
- Wann fährt der letzte Zug?
- Müssen Taxis vorbestellt werden?
- Wie gelangen Mitarbeitende nach dem Abbau zurück?
Ein QR-Code mit Route, Kontaktdaten und Zeitplan kann in die Einladung integriert werden.
Für wen eignet sich eine After-Messe-Party?
Aussteller mit vielen Kundenkontakten
Unternehmen, die während der Messe zahlreiche Gespräche führen, können ausgewählte Kontakte am Abend vertiefen. Ein offenes Format ermöglicht es, verschiedene Kundengruppen einzuladen.
Hersteller und Händlernetzwerke
Händlerabende verbinden Information, Austausch und Wertschätzung. Besonders internationale Netzwerke profitieren von einer Veranstaltung, bei der sich Gäste informell kennenlernen können.
Technologie- und Industrieunternehmen
Bei erklärungsbedürftigen Produkten entstehen Geschäftsbeziehungen oft über mehrere Gespräche. Eine Messeparty bietet einen ruhigeren Rahmen als der Messestand.
Verbände und Organisationen
Verbände können Mitglieder, Partner und Fachpublikum zusammenbringen. Flexible Raumkonzepte sind sinnvoll, weil viele Gäste verschiedene Gesprächspartner treffen möchten.
Agenturen und Eventverantwortliche
Agenturen benötigen verlässliche Ansprechpartner und klare Leistungspakete. Sie koordinieren häufig zusätzlich Branding, Technik, Transfer und Gästelisten.
Internationale Teams
Mitarbeitende aus verschiedenen Ländern treffen sich oft nur anlässlich einer Messe. Eine Abendveranstaltung kann deshalb gleichzeitig Kundenformat und interner Treffpunkt sein.
Aftermesse-Party im Fränk’ness und Imperial
Ein Beispiel für eine Messeparty in Nürnberg ist die gemeinsame Eventlocation von Fränk’ness und Imperial by Alexander Herrmann & Michi Seitz.
Die Location befindet sich in der Königstraße 70, etwa fünf Gehminuten vom Nürnberger Hauptbahnhof entfernt. Die direkte U1-Verbindung führt vom Messezentrum zum Hauptbahnhof. Für Messegäste, die in der Innenstadt oder rund um den Bahnhof übernachten, sind dadurch kurze Wege möglich.
Die Räume können je nach Format für Veranstaltungen zwischen 10 und 250 Gästen genutzt werden. Für kleinere Gruppen sind Private Dining und gesetzte Dinner möglich. Für größere Veranstaltungen können die Bereiche von Fränk’ness und Imperial by Alexander Herrmann & Michi Seitz miteinander verbunden und als Open-House-Format genutzt werden.
Als kulinarische Varianten stehen unter anderem zur Verfügung:
- serviertes Menü
- Flying Dinner
- Walking Dinner
- Food-Stationen
- Live Cooking
- Küchenparty
- Empfang und Getränkepaket
- individuelle Eventkonzepte
Flying-Dinner-Formate sind laut aktueller Angebotsdarstellung ab 25 Gästen möglich. Für eine After-Messe-Party können beide Restaurantkonzepte unterschiedliche Stimmungen schaffen: urbaner Steakhouse-Genuss im Fränk’ness und Cool Fine Dining im Imperial.
Die Verbindung mehrerer Bereiche ist insbesondere für große Gruppen relevant. Gäste müssen nicht den gesamten Abend an einem festen Platz verbringen und können zwischen Food-Stationen, Bars und Gesprächszonen wechseln.
Die Übersicht zur Eventlocation für AfterMesse-Partys Fränk’ness und Imperial by Alexander Herrmann & Michi Seitz in Nürnberg enthält die aktuellen Veranstaltungsformate und Anfrageoptionen. Für eine allgemeinere Vorbereitung ist außerdem der Beitrag Firmenevent in Nürnberg planen relevant.
Soll das Essen an einem anderen Veranstaltungsort stattfinden, bietet der Ratgeber Catering in Nürnberg einen Vergleich der möglichen gastronomischen Formate.
Standparty oder externe Messeparty: Was passt besser?
Eine Standparty auf dem Messegelände bietet den Vorteil, dass die Gäste den Veranstaltungsort nach Messeschluss nicht wechseln müssen. Produkte, Messestand und Markenauftritt bleiben sichtbar, und auch spontane Besucher können leichter teilnehmen. Zudem lassen sich Teile der bereits vorhandenen Technik und Dekoration weiterverwenden. Gleichzeitig gelten die Vorgaben des Messeveranstalters. Lautstärke, Dauer, Gastronomie und maximale Gästezahl können durch Standfläche, Logistik und feste Schlusszeiten begrenzt sein.
Eine externe Messeparty erfordert dagegen einen zusätzlichen Transfer oder eine gemeinsame Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Dafür kann die Veranstaltung stärker als eigenständiges Markenerlebnis gestaltet werden. Professionelle Küchen, Bars, unterschiedliche Gesprächszonen sowie flexiblere Raumkonzepte ermöglichen größere Kundenabende, Flying Dinner und Networking-Veranstaltungen. Auch der zeitliche Rahmen kann häufig freier gestaltet werden, sofern die Vereinbarungen und örtlichen Vorgaben der Location eingehalten werden.
Eine Standparty eignet sich daher besonders für einen kompakten Empfang unmittelbar nach dem Messetag. Unternehmen, die einen längeren Abend mit umfangreicher Gastronomie, größerer Gästezahl und einer eigenständigen Atmosphäre planen, profitieren eher von einer externen Eventlocation in Nürnberg.
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